Faktury bez ręcznej pracy
Przetwarzanie faktur zajmuje więcej czasu, niż powinno. Mizapea pomaga firmom wdrożyć konkretne rozwiązania - bez zbędnych etapów i ogólnych porad.
Porozmawiajmy o tymGdzie faktury naprawdę tracą czas
Większość firm nie ma problemu z wystawianiem faktur. Problem pojawia się po ich otrzymaniu - weryfikacja danych, przepisywanie do systemu, szukanie zatwierdzeń.
Pracujemy z działami finansowymi, które obsługują od kilkudziesięciu do kilku tysięcy faktur miesięcznie. W każdym przypadku wąskie gardło jest inne, ale schemat błędów jest podobny: dane wpisywane ręcznie, brak jednego miejsca do śledzenia statusu, zatwierdzenia przez e-mail.
Czym to się różni od gotowych narzędzi
-
Dopasowanie do istniejącego przepływu Gotowe oprogramowanie zakłada, że twój proces wygląda jak ich szablon. My zaczynamy od tego, jak faktury faktycznie trafiają do firmy i gdzie utykają - i dopiero wtedy dobieramy narzędzia.
-
Praca na rzeczywistych danych Zanim zaproponujemy jakiekolwiek rozwiązanie, analizujemy próbkę twoich faktur - format, źródła, wyjątki. To sprawia, że wdrożenie nie zaczyna się od niespodzianek.
Jak wygląda współpraca w praktyce
Nie ma tu etapu "przekazania projektu i znikania". Każdy krok jest widoczny i możliwy do weryfikacji po twojej stronie.
Diagnoza
Mapujemy aktualny przepływ faktur - skąd przychodzą, kto je przetwarza, gdzie powstają błędy.
Projekt rozwiązania
Proponujemy konkretne narzędzia i zmiany procesowe. Bez ogólników - z uzasadnieniem każdego wyboru.
Wdrożenie etapowe
Zaczynamy od jednego fragmentu procesu, sprawdzamy wyniki, a dopiero potem skalujemy na resztę.
Weryfikacja i korekta
Po każdym etapie sprawdzamy, czy wyniki są zgodne z założeniami. Jeśli nie - korygujemy zanim pójdziemy dalej.
Kiedy to ma sens
Automatyzacja nie jest odpowiedzią na każdy problem z fakturami. Są jednak sytuacje, w których ręczne przetwarzanie wyraźnie nie nadąża za skalą lub złożonością.
- Faktury przychodzą w różnych formatach - PDF, e-mail, skan, EDI - i każdy wymaga innego podejścia
- Zatwierdzenia faktur trwają dłużej niż terminy płatności, co generuje odsetki i napięcia z dostawcami
- Dział finansowy spędza znaczną część dnia na przepisywaniu danych między systemami
- Audyt lub kontrola wykazały rozbieżności, których źródłem był błąd przy ręcznym wprowadzaniu
Kto za tym stoi
Mizapea tworzą specjaliści z doświadczeniem w finansach operacyjnych i integracji systemów - nie konsultanci od strategii, ale osoby, które wdrażały podobne rozwiązania w praktyce.
Weronika Dąbek
Przez osiem lat pracowała w działach AP dużych firm produkcyjnych. Wie, gdzie procesy wyglądają dobrze na papierze, a gdzie faktycznie się zacinają.
Tobiasz Mrówka
Specjalizuje się w łączeniu systemów ERP z narzędziami do ekstrakcji danych. Pracował z SAP, Comarch i kilkoma mniejszymi platformami krajowymi.
Aldona Świętosław
Odpowiada za to, żeby nowe rozwiązanie faktycznie było używane - a nie tylko wdrożone. Prowadzi szkolenia dla zespołów finansowych i zbiera feedback po każdym etapie.